Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang
lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal
ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan
masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin
dan bawahan/karyawan.
 |
| KOMUNIKASI dalam ORGANISASI |
Di antara kedua belah pihak harus ada
two-way-communications
atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu
diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik
cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan
sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu
keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup
berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan
menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh
bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan
yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih
baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena
satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus
dilaksanakan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,
maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah
untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana
Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat
digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan
informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan
demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah
faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas.
Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi
dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan
melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dalam kehidupan organisasi terdiri dari berbagai
unsur, yang mempunyai maksud dan tujuan agar organisasi yang dimilikinya tetap
dipertahankan dan diarahkan demi untuk perkembangan yang lebih dinamis.
Pada dasarnya komunikasi di dalam
organisasi, terbagi kepada tiga bentuk:
1. Komunikasi vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan
bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya
komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada
pimpinan secara timbal balik.
Fungsi komunikasi ke bawah
digunakan pimpinan untuk:
- Melaksanakan kebijaksanaan,
prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.
- Menyampaikan pengarahan
doktrinasi, evaluasi, teguran.
- Memberikan informasi mengenai
tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.
Seorang pimpinan harus lebih
memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil
kebijaksanaan, terhadap bawahannya.
Keberhasilan organisasi dilandasi
oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa
kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi
yang dipimpinnya.
Fungsi komunikasi ke atas
digunakan untuk:
a. Memberikan pengertian mengenai
laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan
pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun
kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan.
2. Komunikasi horizontal
Bentuk komunikasi secara
mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali
berlangsung tidak formal.
Fungsi komunikasi horizontal/ke
samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini
berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon,
atau melalui pesan tertulis.
3. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi ini sering
disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain
dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur
struktur yang lain.
Fungsi komunikasi diagonal
digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai
wewenang langsung kepada pihak lain.
Jadi pada garis
besarnya setiap organisasi kepemimpinan di dalam melaksanakan dan kewajiban
diperlukan pengertian yang sama diantara dua pihak yaitu atasan dan bawahan.
Karena hal tersebut akan lebih memberi dorongan semangat dan gairah kerja untuk
dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, artinya
mengembangkan suatu kerja sama demi mewujudkan hasil kerja untuk mencapai
tujuan organisasi.
Melalui jalur
hierarkhi/tingkatan seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi
dengan bawahannya secara baik, sehingga dapat membangkitkan minat dan gairah
kerja disertai komunikasi yang baik untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Dalam
penerapannya komunikasi dapat dilakukan secara formal dan informal. Umumnya
komunikasi formal ada dalam setiap organisasi dan dapat terjadi antar personal
dalam organisasi melalui jalur hirarkhi dengan prinsip pembagian tugas untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Komunikasi formal merupakan suatu sistem
dimana para anggotanya bekerjasama secara tepat untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. Komunikasi formal pada dasarnya berhubungan dengan masalah
kedinasan. Komunikasi informal adalah kebalikan dari komunikasi formal biasanya
terjadi dengan spontan sebagai akibat dari adanya persamaan perasaan,
kebutuhan, persamaan tugas dan tanggung jawab. Komunikasi informal pada
pelaksanaannya tidak terikat oleh waktu, ruang dan tempat, kadang-kadang
komunikasi informal lebih berhasil, dan peranannya tidak kalah penting, karena
dapat disampaikan setiap saat, asalkan bermanfaat untuk kemajuan organisasi.
Namun penyampaiannya kurang sistematis, karena pertumbuhan dan penyebarannya
tidak teratur.
Kadang-kadang
seorang pimpinan selalu beranggapan bahwa keberadaan organisasi informal
merupakan suatu hal yang janggal, yang merupakan akibat gagalnya komunikasi
formal yang memunculkan ketidakstabilan organisasi formal. Bentuk komunikasi
informal dapat berupa pertemuan yang tidak direncanakan, seperti: bertemu dan
ngobrol di kantin pada jam makan siang, di resepsi, atau pertemuan lainnya.
Komunikasi informal ini mempunyai hal-hal yang positif, seperti:
- Bila jalan
yang ditempuh melalui komunikasi formal melewati hambatan, dengan terpaksa
digunakan komunikasi informal.
- Dalam suasana
konflik dan penuh ketegangan.
- Sebagai sarana
komunikasi.
Dari kedua bentuk
komunikasi tersebut di atas, setiap pimpinan harus dapat menempatkan diri agar
tidak timbul perasaan suka atau tidak tidak suka. Pimpinan harus mencari dan
melaksanakan nilai-nilai positif dari hubungan-hubungan tersebut. Ukuran sukses
tidaknya seorang pimpinan terletak pada bagaimana pimpinan memadukan nilai
positif yang dihasilkan dari komunikasi formal dan informal.
Setiap bawahan
dari suatu organisasi tentunya mempunyai motivasi. Adanya kebutuhan, keinginan, ketegangan,
ketidaksenangan dan harapan termasuk ke dalam motivasi.
Pimpinan juga
harus dapat memotivasi bawahannya, misalnya memberikan apresiasi, perlakuan
yang adil, dan suasana kerja.
